Gestion administrative courante à distance : classement, dossiers, courriers

Pour qui ?

PME, startups et indépendants dont l'administratif s'accumule (documents dispersés, dossiers incomplets, relances oubliées) et qui souhaitent le confier à une personne fiable, sans recruter.

Ce que je prends en charge

• Tri, classement et archivage numérique des documents, avec une arborescence et un nommage convenus avec vous
• Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et procédures
• Suivi des échéances administratives et des relances
• Constitution et mise à jour de dossiers clients ou fournisseurs
• Saisie de données et mise à jour de bases ou de fichiers

Ce qui n'est pas inclus

• Les décisions de gestion et la signature de documents engageants : elles restent les vôtres
• Le conseil juridique, fiscal ou comptable personnalisé
• La destruction de documents sans validation écrite de votre part, y compris en fin de durée de conservation

Comment se déroule la mission

1. Cadrage : périmètre, outils, règles de classement, documents sensibles et interlocuteurs.
2. Mise en place : accès limités, arborescence, modèles de courriers et procédures.
3. Exécution : traitement au rythme convenu, avec une trace de chaque action.
4. Point de suivi : ajustement du périmètre et des consignes.

Livrables et rythme

Livrables : Documents classés selon l'arborescence convenue, dossiers à jour, courriers et procédures rédigés, tableau de suivi des échéances.

Rythme : Ponctuelle pour un chantier de classement ou de remise en ordre ; régulière (hebdomadaire ou mensuelle) pour la gestion courante.

Protection des données

• Accès individuels, limités aux seules informations nécessaires à la mission.
• Échange des accès et des documents par des canaux sécurisés : aucun mot de passe par e-mail.
• Outils d'IA utilisés sur vos données uniquement après validation avec vous ; contrôle humain aux étapes sensibles.
• Accord de confidentialité sur demande et, lorsque j'agis pour votre compte sur des données personnelles (paie, RH), accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.
• En fin de mission : restitution ou suppression des documents et des accès selon votre demande écrite.

Mon expérience sur ce sujet

Plus de onze ans d'expérience de la gestion de dossiers, dont plus de cent dossiers traités par mois dans un poste précédent : voir la page Expérience. Consulter mon expérience

Questions fréquentes

Dois-je changer mes outils ?

Non, en principe : je m'appuie sur les outils que vous utilisez déjà lorsque c'est possible.

Comment mes documents sont-ils protégés ?

Accès limité au strict nécessaire, accord de confidentialité sur demande et respect du RGPD. Le détail figure dans la section sur la protection des données de la page Services.

Puis-je commencer par une mission ponctuelle ?

Oui : un chantier de classement est une bonne première mission pour vérifier que la collaboration vous convient.